Secretaría Municipal

La Secretaría Municipal estará a cargo de un Secretario Municipal, y dependerán de éste: la Secretaria del Alcalde; la Oficina de Partes y Archivos; la OIRS; la Unidad de Municipio Digital la cual incluye: Ley Transparencia y Acceso a la Información, Ley del Lobby, y Ley de Transformación Digital, e Informática; y el Mayordomo.

La SECRETARÍA MUNICIPAL se ubica en el nivel Directivo de la estructura organizacional y tiene como objetivo apoyar la gestión administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal; y la gestión de información en diferentes niveles; y tiene las siguientes funciones:

1. Dirigir las actividades de secretaría administrativa del Alcalde y del Concejo Municipal.
2. Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales. De igual forma actuar como ministro de fe conforme a lo dispuesto en el Código del Trabajo y en otros actos de acuerdo a la legislación vigente.
3. Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda las declaraciones de intereses establecidas por la Ley Nº18.575.
4. Cumplir las funciones que le encomiende la Ley Nº19.418, sobre Organizaciones Comunitarias, desempeñando las siguientes labores específicas:
   1. Mantener registros actualizados de las organizaciones comunitarias con personalidad jurídica.
   2. Mantener el registro comunal de Transferencias de las organizaciones comunitarias que postulen a recursos municipales.
   3. Otorgar certificados sobre el registro y vigencia de las organizaciones comunitarias.
   4. Aprobar u objetar la constitución de las organizaciones comunitarias, como asimismo la reforma de sus estatutos, en conformidad a la Ley.
   5. Certificar el depósito del acta constitutiva de las organizaciones comunitarias, en conformidad a la Ley.
   6. Llevar un Registro Público de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la Comuna, donde conste su constitución, modificaciones estatutarias y la disolución de las mismas.
   7. Llevar un Registro Público de las directivas de las organizaciones comunitarias y uniones comunales constituidas en la Comuna, como asimismo de la ubicación de sus sedes y lugares de funcionamiento.
   8. Mantener copia actualizada y autorizada del Registro de Asociados de las organizaciones comunitarias de la Comuna. 
   9. Otorgar, a quienes lo soliciten, copia autorizada de los estatutos y demás anotaciones practicadas en los Registros Públicos de Organizaciones Comunitarias y Directivas.
   10. Remitir al Registro Civil e Identificación los antecedentes de las organizaciones comunitarias que no hubieren sido objetadas, o cuando las objeciones hubieran sido subsanadas y de sus directivas, para su inscripción en el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin fines de lucro en conformidad a la Ley, cuando corresponda.
5. En relación a las asociaciones y fundaciones le corresponderá:
   1. Objetar la constitución de asociaciones y fundaciones en conformidad a la Ley.
   2. Certificar el depósito del acto constitutivo de una asociación o fundación, en conformidad a la Ley.
   3. Remitir al Registro Civil e Identificación los antecedentes de las personas jurídicas que no hubieren sido objetadas o cuando las objeciones hubieran sido subsanadas, para su inscripción en el Registro Nacional de Personas Jurídicas sin fines de lucro en conformidad a la Ley, cuando corresponda.
6. En relación con la Ley Nº20.285 "Sobre Acceso a la Información Pública", le corresponderá:
   1. Gestionar las solicitudes de información ingresadas al municipio a través del  Portal de Transparencia del Estado de Chile de conformidad a las normas legales vigentes. Llevar el registro de las presentaciones ingresadas y su estado de tramitación y el archivo de toda la documentación derivada de tales ingresos.
   2. Ingresar en la página web municipal, en el portal "Transparencia Activa Ley de transparencia", la documentación e información que de conformidad con el Reglamento para la Aplicación de la Ley Nº20.285 Sobre Acceso a la Información Pública y sus modificaciones, debe mantenerse a disposición del público.
   3. Atender las consultas formuladas por la comunidad o por los funcionarios  respecto a la Ley sobre Acceso a la Información.
7. Dar apoyo administrativo al Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil: Abrir el Registro donde se podrán inscribir las organizaciones comunitarias y organizaciones representativas de actividades productivas de bienes y servicios de la Comuna que tendrán derecho a participar en la elección  de los miembros del Consejo Comunal de Organizaciones de la Sociedad Civil; Convocar a las  personas  naturales  o jurídicas  inscritas  en el Registro  para que constituyan asambleas para elegir los  miembros del  Consejo,  y asistirlos  en conformidad a la  Ley; Llevar y mantener al día el Registro de Actas de las Sesiones del Consejo; Comunicar o  transcribir los acuerdos adoptados por el Consejo a las autoridades, organizaciones o personas que corresponda.
8. En relación con la Ley Nº21.180 de Transformación Digital del Estado, le corresponderá: cumplir la función de Coordinador de Transformación Digital y supervisar las funciones asignadas a la la unidad de Municipio Digital.
9. Otras funciones o tareas que dentro de su competencia le sean encomendadas por su Jefatura Directa.

Como Secretaría Administrativa del Concejo Municipal, al Secretario Municipal le corresponderá las siguientes funciones:

1. Efectuar las actividades de secretaría administrativa del Concejo Municipal y actuar como ministro de fe de las sesiones formales.
2. Comunicar o transcribir, según corresponda, los acuerdos del Concejo Municipal.
3. Citar a sesiones extraordinarias, con indicación de las materias a tratar en ellas.
4. Levantar acta de cada sesión que celebre el Concejo Municipal, conservándolas en archivos especiales, habilitados para tal efecto. 
5. Redactar y despachar las citaciones a funcionarios municipales y las invitaciones a personas ajenas al Municipio y que determine el  Concejo. Lo mismo deberá realizar con los oficios por los cuales se solicite los informes o asesorías.    Estos oficios deberán ser suscritos por el Alcalde o quien lo subrogue.
6. Recibir, registrar y archivar, según corresponda, la documentación que reciba y despache el Concejo Municipal.
7. Asesorar al Presidente del Concejo en la elaboración de las tablas de las materias a tratar en las sesiones de dicho cuerpo colegiado.
8. Realizar en general todas las tareas que encomiende el Concejo Municipal, dentro del ámbito de sus funciones.
9. Ejercer las atribuciones que le delegue expresamente el Alcalde, en conformidad con la Ley y las demás funciones que se le encomienden en este reglamento, sin perjuicio que la delegación este en el marco de sus funciones.